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Nach den Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist über die Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abzurechnen und der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Die Betriebskosten­abrechnung erfolgt einmal jährlich nach Ablauf des Abrech­nungs­zeitraums, unabhängig von Ein- oder Auszugszeiten einzelner Mieter. Dabei wird der jeweilige Nutzungszeitraum der Mieter zeitanteilig berücksichtigt.

Bezüglich der Heizkosten hat nach der Verordnung über Heizkosten­abrechnung jedoch bei einem Nutzerwechsel innerhalb eines Abrech­nungs­zeitraums eine Ablesung der Ausstattung zur Verbrauchs­erfassung der vom Wechsel betroffenen Räume (Zwischenablesung) zu erfolgen.

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